Talousohjesääntö - Warrantti ry

1 § Yleistä
Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa ohjesäännöissä ja työjärjestyksissä on sanottu, noudatetaan Warrantti ry:n taloudenhoidossa tämän talousohjesäännön määräyksiä.

2 § Warrantin kokonaistalous
Warrantti ry:n kokonaistalous käsittää kaikki yhdistyksen taloudelliset voimavarat, joka muodostuu niistä tuloista, jotka yhdistys saa, sekä niistä menoista, jotka yhdistys on aiheuttanut tai jotka yhdistykselle kuuluvat, sekä arvopapereista ja muusta omaisuudesta, jonka yhdistys omistaa. Yhdistyksen varsinainen talous käsittää yhdistyksen nimissä tapahtuvan taloudellisen toiminnan.

3 § NESU-Waasa
NESU-Waasan taloutta hoitaa NESU-Waasan talousvastaava. Warrantti ry:n talousvastaavan tehtäviin kuuluu NESU-Waasan kirjanpidon hoitaminen yhdessä Warrantin kirjanpidon kanssa. Warrantin talousvastaava linjaa NESU-Waasan budjetin pääpiirteittäin. NESU-Waasan tulot ja menot tulee olla eriteltynä yhdistyksen tilinpäätöksessä.

4 § Taloudenhoidon vastuu
Yhdistyksen taloudenhoidosta vastaa ensisijaisesti hallituksen talousvastaava. Hallituksen puheenjohtajan tulee olla taloudenhoidon asioista ajan tasalla. Yhdistyksen talousvastaavan tulee säännöllisesti raportoida yhdistyksen hallitukselle tuotoista, kuluista ja omaisuuden arvonmuutoksista vähintään kaksi kertaa lukukaudessa.

5 § Sisäinen valvonta
Yhdistyksen talousvastaava ja puheenjohtaja ovat yhteisvastuussa talouden hoidon tehtävien asianmukaisesta hoitamisesta.

RAHALIIKENNE

6 § Rahojen käyttö
Yhdistyksen varojen käytön tulee perustua hallituksen hyväksymään vuosittaiseen talousarvioon. Yhdistyksen talousvastaava päättää kuinka paljon kukin hallituksen jäsen saa yhdistyksen varoja käyttääkseen yhdistyksen tapahtumia järjestäessään. Talousvastaavan on huomioitava päätöksessään yhdistyksen taloudellinen tilanne, tilikauden talousarvio sekä mahdolliset kokouspäätökset. Talousvastaavan tulee olla aktiivisesti mukana yhdistyksen hallituksen muiden jäsenten suunnittelemien jäsentapahtumien taloudellisessa suunnittelussa.

7 § Tilinkäyttöoikeudet
Yhdistyksen talousvastaavalla ja puheenjohtajalla on yhdistyksen kaikkiin tileihin täydet käyttö- ja katseluoikeudet sekä muutosoikeudet. Tämän lisäksi yhdistyksen pankkikortit myönnetään talousvastaavalle ja puheenjohtajalle sekä niille hallituksen jäsenille, joille se katsotaan perustellusti tarpeelliseksi. Jokaisella kerholla on sen määrittämällä henkilöllä katseluoikeus kerhon pankkitiliin. Talousvastaava voi hallituksen kokouksen hyväksymänä tehdä muutoksia tilien katseluoikeuksiin sekä myöntää pankkikortteja tarpeen niin vaatiessa niille Warrantin alaisille toimijoille, joille se katsotaan perustellusti tarpeelliseksi.

8 § Laskujen hyväksyminen
Yhdistyksen laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy talousvastaava tai puheenjohtaja. Itseään koskevat laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy aina joku muu kuin henkilö itse. Laskujen hyväksyjän on tarkistettava, että maksu on yhdistyksen toimintaan liittyvä, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Yhdistyksen maksujen tulee perustua jo hyväksyttyihin laskuihin tai yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksiin.

9 § Maksujen maksaminen
Yhdistyksen maksut maksetaan pankkitililtä tai käteiskassasta. Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai

muuhun asiakirjaan kuten kulukorvausanomukseen. Kun maksu on tapahtunut yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksen perusteella, on maksukuittiin tehtävä asianmukainen viite tehtyyn päätökseen, mikäli lasku on yhdistyksen talouden kannalta merkittävä.

10 § Maksujen vastaanottaminen
Yhdistykselle suoritettavat maksut ohjataan pankkitileille tai käteiskassaan. Saatuun suoritukseen on liitettävä asianmukainen selvitys tulon aiheutumisesta.

11 § Tositteiden säilyttäminen
Kuitit, tiliotteet ja muut tositteet on vuosittain koottava ja säilytettävä vallitsevan lainsäädännön mukaisesti.

KÄTEISKASSA

12 § Käteiskassan säilytys
Käteiskassa tulee säilyttää ja lukita niin, että siihen ei pääse hallituksen ulkopuoliset henkilöt käsiksi luvatta.

13 § Käteiskassan hoitaminen
Kaikista myynneistä tulee tehdä asianmukainen kuitti, josta ilmenee myyty tuote, määrä, hinta, päivämäärä ja myyjän nimi.

14 § Käteiskassakirjanpito
Talousvastaava laskee käteiskassan sen kuukauden jälkeen, kun käteiskassaa on käytetty, mutta kuitenkin vähintään kaksi kertaa kalenterivuoden aikana ja pitää siitä kassakirjanpitoa.

SIJOITUKSET

15 § Sijoituksista päättäminen
Yhdistys voi sijoittaa rahojaan, kun taloudellinen tilanne niin vaatii. Sijoituspäätökset tekee yhdistyksen hallitus 50 000 euroon/tilikausi asti. Mikäli sijoitusten summa ylittää 50 000 euroa tilikauden aikana, tulee tämän ylittävät sijoituspäätökset hyväksyttää yhdistyksen

yleiskokouksessa 2/3 enemmistöllä. Warrantin hallituksella on oikeus päättää sijoituskohteista ilman yleiskokousta. Kun päätös on tehty, talousvastaava ja puheenjohtaja tai heidän valtuuttamansa henkilö(t) tekevät sijoitukset. Talousvastaavan tulee seurata sijoitusten tilannetta vähintään kuukausittain.

KIRJANPITO
16 § Kirjanpidon järjestäminen
Yhdistyksen kirjanpito järjestetään kahdenkertaisena kirjanpitona kirjanpitolaissa ja -asetuksessa sekä muualla laissa säädettyjä kulloinkin voimassa olevia määräyksiä noudattaen ottaen lisäksi huomioon tämän talousohjesäännön erityismääräykset, mahdolliset yhdistyksessä tehtyjen päätösten kautta syntyneet muut määräykset sekä tarvittaessa Kirjanpitolautakunnan antamat suositukset.
Käteiskassoista pidetään erillistä maksuperusteista kirjanpitoa, joka liitetään kuukausittain yhdistyksen suoriteperusteiseen kirjanpitoon.

17 § Omaisuuskirjanpito
Omaisuuskirjanpito on tarvittaessa pidettävä erikseen vastuista, irtaimistosta, arvopapereista, vakuutuksista ja varastoista. Irtaimistoluetteloon on merkittävä säilytyspaikoittain ja irtaimistonimikkeittäin koneiden, laitteiden tai kaluston tunnukset, hankinta-ajat ja -arvot. Irtaimistoluettelosta katoamisen, kulumisen tai muun syyn takia poistettavasta irtaimistosta on tehtävä asianmukainen pöytäkirja. Arvopaperiluetteloon on merkittävä laatua, hankinta-arvoa ja kirjanpitoa koskevat tiedot. Arvopaperit on säilytettävä arvopaperisäilytyksessä mikäli mahdollista. Muussa tapauksessa arvopaperit on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään yksityisistä ja muista varoista. Vakuutuksista on pidettävä vakuutuslajeittain ja vakuutuskohteittain vakuutusluetteloa, josta ilmenevät vakuutusten tunnukset, vakuutusarvot ja muut vakuutustiedot. Yhdistyksen mahdollisesta vaihto- tai käyttöomaisuudesta on pidettävä asianmukaista kirjanpitoa.

18 § Kirjanpito ja tilijärjestelmä

Yhdistyksen juoksevaan kirjanpitoon merkitään tilitapahtumina menot, tulot ja maksutapahtumat sekä niiden oikaisuerät. Tilijärjestelmän tulee perustua talousarvioon siten, että kullekin talousarvioon merkitylle tulo- ja menomäärärahalle on avattu oma tilinsä. Lisäksi on avattava tilit muita tulosvaikutteisia tapahtumia ja maksutapahtumia varten.

19 § Kirjaukset
Kirjausten on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa tilitapahtuman. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava.

20 § Saatavat
Yhdistyksen saatavista, veloista ja lainoista on pidettävä luetteloa, reskontraa, tai ne on säilytettävä erillisissä kansioissa, jotta niiden määrät pystytään vaivatta todentamaan.

TILINPÄÄTÖS

21 § Tilinpäätös ja välitilinpäätös
Yhdistyksen tilit päätetään tilikausittain. Hallituksen on annettava kirjanpitolain ja -asetuksen sekä muualla laissa säädettyjen määräysten mukainen tilinpäätös ja tilit liitteineen tilintarkastajien tarkastettavaksi viimeistään neljä (4) viikkoa ennen yhdistyksen huhtikuun yleiskokousta ja tilintarkastajien tulee antaa tilintarkastuskertomuksensa viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen huhtikuun yleiskokousta. Välitilinpäätös laaditaan kesällä ja siinä huomioidaan tammi-kesäkuun toiminta ja tapahtumat.

22 § Tilinpäätöksen hyväksyminen
Yhdistyksen huhtikuun yleiskokouksessa esitellään yhdistyksen sääntöjen 8§:n mukaisesti yhdistyksen edeltävän kalenterivuoden toimintakertomus sekä esitetään tilintarkastuskertomus ja vahvistetaan tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta. Yhdistyksen sääntöjen (8§) mukaan

kevätkokouksessa päätetään vastuuvapauden myöntämisestä edellisen toimikauden hallitukselle.

TILINTARKASTUS

23 § Tilintarkastajat
Yhdistyksen sääntöjen (5 §) mukaan Warrantti ry:lle valitaan kaksi varsinaista tilintarkastajaa tai ei-auktorisoitua tilintarkastajaa sekä heidän varatilintarkastajat yhdistyksen marraskuun yleiskokouksessa. Tilintarkastuksen suorittavat yhdistyksen kaksi varsinaista tilintarkastajaa tai ei-auktorisoitua tilintarkastajaa ja/tai varatilintarkastaja tilintarkastuslain ja muualla laissa säädettyjen määräyksien mukaisesti. Tilintarkastajien tulee olla esteettömiä ja päteviä toimimaan tilintarkastajina. Jäljempänä tässä talousohjesäännössä viitataan tilintarkastajiin tai ei-auktorisoituihin tilintarkastajiin termillä tilintarkastaja.

24 § Tilintarkastuksessa tarvittava aineisto
Hallitus on velvollinen antamaan tilintarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, jonka nämä katsovat tarvitsevansa tarkastuksessaan, kuten kirjanpidon atk-ajot ja tositeaineiston, vakuutus- ja velkakirjat, pöytäkirjat, jäsenluettelon ja toimintakertomukset, säännöt, kirjeenvaihdon, sopimukset sekä muut asiakirjat, joilla on merkitystä arvosteltaessa yhdistyksen toimintaa.

25 § Tilintarkastajien tehtävä
Tehtävässään varsinaisten tilintarkastajien on
1. todettava, että yhdistyksen toiminnassa on noudatettu yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä ja muita yhdistystä koskevia säädöksiä,
2. perehdyttävä yhdistyksen kokousten, hallituksen ja eri toimikuntien pöytäkirjoihin ja todettava, että päätöksiä on noudatettu ja että pöytäkirjat on asianmukaisesti allekirjoitettu,
3. todettava, että yhdistyksen taloutta on hoidettu huolellisesti ja tämän ohjesäännön määräysten mukaisesti,
4. todettava, että yhdistyksen kirjanpidossa on noudatettu kirjanpitolakia ja -asetusta ja että tilinavaukset perustuvat vahvistettuun tilinpäätökseen

sekä että kirjaukset perustuvat asianmukaisesti hyväksyttyihin tositteisiin sekä
5. todettava, että kaikki asianomaiset henkilöt ovat allekirjoittaneet tasekirjassa olevan tilinpäätöksen.
Lisäksi tilintarkastajien on tehtävä suorittamastaan tarkastuksesta merkintä tilinpäätökseen.

26 § Tilintarkastuskertomus
Tilintarkastajien on annettava toimittamastaan tarkastuksesta kertomus hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen huhtikuun yleiskokousta. Annettavassa kertomuksessa on mainittava tilintarkastajien saama käsitys yhdistyksen hallinnosta sekä tileistä ja tiliasemasta. Kertomuksesta tulee käydä selville myös tilintarkastajien kanta tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen nähden.

ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ

27§ Puheenjohtajan edustustili
Puheenjohtajalla on käytössään edustustili. Puheenjohtaja voi käyttää edustustiliä hyvän maun mukaisesti henkilökohtaisiin menoihin, jotka liittyvät suoraan tai välillisesti yhdistyksen toimintaan ja auttavat puheenjohtajaa suoriutumaan tehtävistään. Edustustilin suuruus on 500€ vuodessa.

28 § Lisäykset ja muutokset
Lisäyksistä ja muutoksista tähän taloudenhoidon ohjesääntöön päätetään yleiskokouksessa yksinkertaisella ääntenenemmistöllä annetuista äänistä.

29 § Voimaantulo
Tämä taloudenhoidon ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen huhtikuun kevätkokouksessa 16.04.2010. Talousohjesääntö on päivitetty yleiskokouksessa 19.9.2023.

Warrantti ry:n talousohjesääntö